효율적인 업무 진행, 협업 생각하기

새로 오는 신입사원이 있어서 교육 자료 만들어 보았습니다. 그중 효율적인 업무 진행, 협업 관련해서 적어 본 글입니다.

facebook에 텍스트로 적으려고 하고 글이 안 예뻐서 제 사이트 링크 겁니다.

• 가능한 최대한 문서화하자. 회의록도 잘 정리를 해두면 다른 사람이 아니라 본인에게도 도움이 된다. 우리는 하루만 지나도 , 아니 반나절만 지나도 자기가 생각했던 것을 까먹는다.

  • 인프라는 문서화보다 코드로 작성하는 것이 중요하다. 코드가 완전한 문서화이기 때문임.

• 요청받은 것에 대해서는 당장 하지 못해도 어떤 식으로든 요청을 받았다는 것에 대해 응답을 한다. 채팅 등에서는 이모티콘을 이용할 수도 있다. TCP 에서만 요청과 전송 확인 필요한 것이 아니다.

  • 이메일 잘 받았습니다. 지금은 무슨무슨 사정으로 당장 처리할 수는 없지만 언제쯤 처리하겠습니다.

• 내가 요청한 것에 대해서 상대방이 처리를 해 주었을 경우 고맙다는 답변 인사를 단다. 다른 사람이 나를 위해서 시간을 쓴 것이기 때문에 고마운 마음을 가져야 한다. 설사 당연한 업무를 하는 경우라도.

• 지금 당장 해야 하는 업무는 이슈트래킹에 기록을 하고 추척한다.

• 메일 : 최대한 받은메일함을 깨끗하게 유지한다. 나중에 메일 보자고 저장하지만 안 보는 경우가 대부분이다.

  • 정보성 메일은 구글드라이브, 위키 등 검색 가능한 시스템에 옮겨둔다.

  • 이메일은 바로바로 처리해야 하는 것만 남겨둔다.

  • 해야 할 업무는 이슈트래킹(JIRA, Clickup 등)에 남긴다.

• 기타 업무협업시 생각할것

  • 필요한 사람만 멘션을 남긴다. 수많은 채팅창에 시달리면 잘 안 보게 된다. 채팅, 문서 공유, 이메일을 보내는 경우 필요한 사람에게 멘션을 남겨서 불필요한 커뮤니케이션을 줄인다. 내가 아무 생각 없이 보낸 내용 때문에 다른 사람들의 1초, 1분을 빼앗을 수 있다.

  • 메일을 보낼 때도 To, cc 를 구분하고 꼭 필요한 사람만 추가한다.

• 자료 공유

  • 다른 사람과 함께 공유해야 하거나 향후에 참고를 해야 하는 것이 있다면 개인PC에 정보를 저장하지 않는다. 내 PC가 지금 당장 날아가도 진행하는 업무에는 지장이 없어야 한다.

  • 문서 공유시 비밀정보, 경영정보 등 민감한 정보만 아니라면 최대한 많은 사람들에게 공유한다.

• 업무자동화

  • 프로그래머만 개발을 하는 것이 아니다. 인터넷 세상, 조금만 방법을 찾아보면 업무를 효율적으로 할 수 있는 방법이 많이 있다. 단순반복되는 작업이라면 약간만 시간 투자를 하여 적절한 툴, 도구를 사용하면 업무 효율이 달라진다.

  • 컴퓨터는 폼으로 있는게 아니다. 단순반복작업은 컴퓨터에게 맡기고 우리는 좀 더 창조적인 업무를 해보자!

  • 참고도서. 요즘 나오는 RPA에 대해서는 잘 모름.

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    • http://www.yes24.com/Product/Goods/90451960?OzSrank=9 내 일을 바꾸는 업무 자동화

    • http://www.yes24.com/Product/Goods/62062402?OzSrank=12 된다! 일당백 마케터의 어무 자동화

    • http://www.yes24.com/Product/Goods/2752382 : 시스템관리자를 위한 시간관리 전략에 대해 다루었지만 일상적인 업무에도 도움이 되는 내용이 있음. (번역서는 2007년에 나왔음)