시스템 관리자를 위한 시간관리 전략 - 책 읽은 느낌과 개인적인 생각들

2007.12.3 문태준

주말동안 "시스템 관리자를 위한 시간관리 전략" 책을 읽었습니다. http://kangcom.com/common/bookinfo/bookinfo.asp?sku=200711060006

시스템 관리자를 위한 시간관리 전략 (번역서)

저자소개
토머스 리먼첼리(Thomas A. Limoncelli)
시스템 관리 분야에서 15년 이상의 경력을 갖고 있으며 시간관리와 관련된 강연 활동을 꾸준히 하고 있다. 저서로는 『The Practice of System and Network Administration』(Addison-Wesley, 2001) 등이 있다.

이 책은 다른 분들이 소개하고 있는 것과 같이 주로 시스템관리자에 촛점을 맞추어 시간관리를 어떻게 할 것인지를 설명하고 있습니다.
시스템관리, 기술지원업무, 고객상담업무 등을 하는 경우에는 숱하게 쏟아지는 요청사항 속에서 정신없이 하루를 보내고 수많은 방해요인때문에 자신만의 프로젝트에 집중하기는 힘듭니다. 시스템관리자를 위한다고 되어있지만 이러한 상황은 방에 틀어박혀 연구를 하지 않는 이상 많은 사람들이 비슷할 것입니다.

책을 읽다보면 만화도 있고 글을 재밌게 썼습니다. 곳곳에 유머가 들어있지요. 조엘온 소프트웨어이던가요? 그 책을 볼때의 즐거움이 생각납니다.

가장 중요하다고 판단하는 부분이 4장 주기시스템부터 8장 우선순위 정하기라고 생각을 합니다. 연중행사표, 장기적 목표 적어두기, 하루하루 할일과 시간표를 이용을 하는데 할일 목록은 순서대로 쌓는 것이 아니라 우선순위에 따라 관리를 합니다. 전체적인 내용을 보면 개별적으로는 아는 이야기일 수 있지만 책이란 것이 이러한 것들을 좀더 체계적으로 효율적으로 정리하는데 도움을 주는 것이겠지요.

개인적으로는 기록을 꼼꼼히 하는 편이고 수첩(다이어리)를 예전부터 계속 써온 편이며 현재는 프랭클린 다이어리를 사용하고 있습니다.
프랭클린 다이어리에 대한 무료교육도 해주어서 받아보았지만 실제로 그다지 도움은 되지 않고 기본 제공해주는 자료를 좀만 열심히 보면 됩니다.
필자가 사용하는 주기시스템의 경우도 프랭클린 다이어리와 매우 유사한 방법입니다. 다른 다이어리는 어떤지 모르겠지만.
가장 먼저 자신의 가치, 장기적인 계획(프랭클린 다이어리에서는 1년 이후의 미래계획)등이 있고 1년간의 일정이 있습니다.
1년간의 일정표에 사전에 관련된 작업을 모두 기록합니다. 그리고 각 개별항목을 각 월별 일정표에 적습니다.
매달초에 1년 일정표를 참고하여 세부항목을 해당 날짜에 기록합니다.
매일 아침에는 그날의 일정을 확인하여 할일을 기록합니다.
할일 목록작성을 할 경우에는 가장 중요한 것중의 하나가 우선순위입니다. 이 부분을 고려하지 않으면 특별히 다를 것이 없습니다.
프랭클린 다이어리에서 편리하다고 생각했던 부분이 weekly compass 라고 하는 부분입니다.
책갈피 형태로 끼어놓고 그날의 일정에 끼어놓고 사용하는 것인데 이 부분이 좋은 것이 일정을 잡기가 애매모호한 일들을 항상 신경써서 볼 수 있다는 것입니다.
예를 들어 이번주말까지 전화요금을 낸다고 하면 그건 오늘 할수도 있고 내일 할 수도 있는 일입니다. 이런 일정잡기 애매모호한 것들, 그리고 한주간 계속 신경써서 보아야 하는 것들을 챙길 수 있습니다.

이 책에서도 소개하고 있듯이 프랭클린 다이어를 사용하면서 도움이 되었던 것 중 하나는 여러가지 기록사항을 이곳저곳에 두지 않고 한곳에서 관리를 한다는 것입니다.
또 다른 분들도 그렇게 하겠지만 업무용 관리도구와 생활용 관리도구를 분리하는것이 아니라 하나로 통일하여 사용하는 것입니다.
업무가 중요하듯이 자기 개인의 삶을 잘 유지하고 관리하는 것도 중요합니다. 친구를 만나고 문화생활을 즐기고 운동을 즐기는것도 중요한 일이지요.
그래서 개인적으로는 월간계획에 이번달에 읽고 싶은 책, 공연 같은 것들도 넣습니다. 뭐 실제 실천은 잘 안되지만...
이 책에서도 손으로 쓰는 수첩과 PDA를 비교하고 자신에 맞게 사용하라고 하는데 개인적으로는 직접 손으로 쓰는 수첩을 좋아합니다.
아날로그 체질이기도 하고 PDA등을 필요할때 바로바로 기록을 하기에는 불편한 부분이 있습니다.
정보를 통합해서 관리하지만 가계부는 별도로 사용하고 손으로 기록합니다. 스프레드쉬트 프로그램을 밤마다 여는 것 또는 인터넷 가계부 프로그램을 쓰는 것보다는 집에 와서 잠시 가계부 펴놓고 적는게 더 빠르죠. 대신 그날 바로 가계부를 기록하지 못하면 까먹기 때문에 다음날 임시로 수첩에 전날 지출한 내용을 적습니다. 대신 굵직한 계산을 위해서 년간 들어오고 나가는 비용은 엑셀을 이용합니다. 이런 부분은 손으로 계산하기는 너무 힘들지요.

이 책을 읽고나서도 어떤 다이어리를 쓰든지 꼼꼼하게 적고 기록하는 습관을 들이지 않으면 힘들 것입니다.
그리고 많은 시간을 할애하는 것이 아닌데도 하루하루 업무시작시 5분에서 10분을 투자하여 할일정리하고 우선순위 매기는 것이 쉽지 않지만 습관이 들면 생활과 업무 효율이 늘어날 수 있습니다.

그럼 책을 읽고나서 목차에 따라 느꼈던것, 생각나는 것, 도움이 되었다고 생각하는 것을 정리해보겠습니다. 목차를 한번 쭉 읽어보는 것도 도움이 되고 큰 숲을 볼 수 있지요.

따른 이야기이기는 하지만 책이나 자료를 볼때도 목차는 따로 복사를 하거나 출력을 합니다. 그래서 항상 전체목차를 염두에 두고 자료를 봅니다.
책의 경우는 제일 앞의 목차를 접어두고 왔다갔다하면서 보고 간단한 종이를 한잔 끼어놓고 책을 보다가 참고할게 있으면 적어놓습니다.
나중에 책을 다시 보면 되지 생각하지만 막상 그게 쉽지 않기에 책을 놓은 뒤에는 금새 까먹게 됩니다.

1장 시간관리 원칙
시간관리, 무엇이 어려운가?
시스템 관리자를 위한 시간관리 원칙
시간관리가 그리 만만하지는 않다
핵심정리

-> 시스템 엔지니어에게는 업무 특성상 숱한 방해가 있다. 상호 방해 차단자를 편성하여 서로 나누어가면서 집중할 수 있도록 하자. 그런데 상호 방해 차단자의 경우 비슷한 업무를 맡을 다른 사람이 있는 경우에는 가능하지만 그렇지 않은 경우에는 힘든 부분이지요. 이럴 경우에는 다른 방식으로 고민을 해봐야 하겠지요.
하나의 데이터베이스에 모든 시간관리 정보를 모아두자는 말이 나오며 이건 필요한 부분입니다.
한번에 하나의 일에만 집중하면 효율적으로 일할 수 있다는 것은 당연한 말인데도 현실에서는 잘 되지 않습니다. 현실적으로 여러가지 업무를 동시에 할 수 밖에 없는 상황일 경우 다른 방법을 이용해서 하루의 일정시간만이라도 집중할수 있도록 만드는 작업이 필요할 것입니다.
업무생활과 같은 방법으로 사교생활도 영위해나가자는 것~ 이거 중요합니다. 즐겁게 살아야지요. 책의 뒷부분에서도 나오지만 잘 놀고 잘 쉬어야 일도 잘 할 수 있습니다.
프랭클린 다이어리에서도 일정에 신체적, 사회, 감정적, 정신적, 영적이라는 항목이 있습니다.

2장. 집중 vs 방해
집중하는 두뇌
집중력을 높여주는 환경
방해
방해를 다른 곳으로 돌리기
나쁜 놈 되지 않고 "저리 가"라고 하기
핵심정리

-> 주의 산만 요소를 없애자. 메신저나 이메일 알리미 등은 띄우지 말자. 메신저의 경우에는 로그인한 경우 알려주는데 이 기능을 꺼놓고 필요할때 그 사람 있는지 찾아보는 방법도 있지요. 이메일의 경우 업무 특성에 따라 새로운 메일을 가져오는 시간주기를 조정하면 좋을 듯 합니다. 이 책을 읽고나서 pop3로 가져오는 메일주기를 1시간 또는 그 이상으로 변경해야겠다고 생각했습니다.
시간 제어권을 위해 위임, 기록, 이행의 과정을 이용. 다른 사람에 일을 맡기고 요청을 수락할때는 반드시 기록하고 간단한 것은 바로 처리하자는 것입니다.
요청을 수락할 경우에도 그것이 맞는지 확인하고 설사 요청이 지연되도 일단 그 요청이 수락되었음을 알려주는 것이 좋다고 합니다. 이건 우리가 어떤 것에 대한 질문을 보냈는데 설사 처리를 하지 않아도 아무런 응답이 없으면 제대로 간것인지 의심쩍어하는 경우 많지요? 이 경우를 생각하면 될듯.
요청 추척 시스템을 사용하자고 하는데 여기 소개하는 RT 프로그램은 한번 보려고 합니다. 오렐리에서 이 프로그램에 대한 책도 있더군요.
요청은 종이등에 기록하자. 머리는 못 믿습니다.

3장. 루틴
표본 루틴
자신만의 루틴을 개발하는 방법
구식 루틴 삭제하기
핵심정리

-> 루틴 덕분에 한번 생각하고 여러번 실행할 수 있다!
이건 자기 나름대로의 루틴을 만들어서 사용하자는 내용입니다. 항상 다이어리에 기록하고 항상 휴대하자.
저는 일간신문을 매일 봅니다. 아날로그에 익숙한 사람이라~~ 매일 보면 좋겠지만 못보는 날이 있는데 그런 경우에는 구석에 처박아두고 주말을 이용하여 몰아서 봅니다.
약간 밀리는 경우가 있지만 그러면 대부분 매일의 신문을 보게 되고 보다가 관심있는 내용이 있으면 따로 뜯어 놓습니다. 그리고 바로 옆에 올려놓지요.
보통은 연극, 공연 등 문화소식들이지요.
그러면 심심할때 옆에 올려놓은 내용보면서 필요한건 기록도 하지요. 이런 일은 자주 없지만 만약 너무 밀려서 신문이 2-3주이상 쌓이면 그땐 과감하게 버립니다.
3장의 내용은 그렇게 많이 다가오지는 않았습니다.

4장. 주기 시스템
자신의 두뇌를 믿지 말자
다른 시스템이 실패하는 이유
성공하는 시스템
주기
핵심정리

-> 매일 아침 10분을 들여 하루를 계획하자는 것이 중요하겠지요.

5장. 주기 시스템 : 할 일 목록과 시간표
견본일
그 밖의 팁
주기에 사용할 PAA 구성하기
주기에 사용할 PDA 구성하기
핵심정리

-> 일과가 끝날때는 미완료된 항목을 관리하자는데 실제 그렇게 안될때도 있지만 그 다음날 아침에 다시 계획을 잡을 때 보충하는 경우도 있습니다.
꼭 기억해야하는데 까먹을 것 같으면 핸드폰 메시지로 보냅니다. 아무래도 메시지는 계속 확인을 하니깐요.
여기서도 업무적인 일과 비업무적인 일을 하나의 시스템에 기록하자고 나옵니다. 분리해서 관리하는게 더 힘들지요.
수첩의 제일 뒤 메모하는 란의 앞쪽은 회사일, 뒷쪽은 개인일로 분리하여 사용합니다.
PDA를 이용할 수도 있지만 저는 손으로 쓰는게 좋아요.

6장. 주기 시스템 : 연중 행사표 관리
연중행사표 활용법
업무생활과 사교생활을 하나의 연중행사표에
작업 반복하기
자신의 개인 리듬을 파악하자
회사의 리듬을 파악하자
핵심정리

-> 연중행사표를 잘 관리하자. 하루하루 일만 점검하다가 막상 큰 계획을 까먹는 경우 많습니다. 항상 숲을 보는 습관이 필요.
약속을 할때 항상 연중행사표를 확인하자고 하는데 저도 간혹 깜빡 하는 경우가 있습니다.
약속에 대한 리마인더를 자동화하자는 내용이 나오는데 위에서 말한대로 꼭 챙겨야하면 핸드폰 메시지를 이용합니다.
매주 첫날, 월초, 년초에 계획표를 잘 정리해야 합니다. 그러지 않으면 그 뒤에는 귀찮아져서 일정관리를 잘 안하게 되지요.

7장. 주기 시스템 : 인생 목표
감춰진 비결
목표 설정
다음 단계 계획하기
계획한 단계들을 시간표로 작성하자
목표를 정기적으로 돌아보자
핵심정리

-> 장미 목표. 목표는 측정 가능해야하고 완수 기한이 있어야 한다. 한달, 1년치, 5년치 업무 목표와 인생 목표의 목록을 작성하고 우선순위를 정하고, 목표별 단계를 기록하자, 목표를 정기적으로 재검토하자 이런 내용이 나옵니다. 5년치는 아니라고 하더라도 하루하루, 한달, 1년정도는 정리가 되어 있어야겠죠?

8장. 우선순위 정하기
할 일 목록에 우선순위를 부여하자
프로젝트 우선순위
상사의 요청
핵심정리

-> 우선순위를 잘 정해야 합니다. 우선순위를 정할 경우 쉬운 일부터 정하는것이 아니라 중요한데도 막상 시간투여를 하지 못하는 것들을 반드시 고려해야 합니다. 그러지 않으면 막상 사소한 것들에 모든 시간을 다 써버립니다.
그외에 고객의 기대를 기준으로 우선순위를 정하자는 것, 프로젝트를 진행할때는 50개를 하는것보다 큰 노력이 필요하면서도 파급 효과가 큰 프로젝트를 하는게 좋다는것은 참고할만한 내용입니다. 당장 눈앞의 실적만 급급하다보면 오히려 조직의 성과는 더 미약할 수 있습니다. 이건 개인의 판단이 아니라 해당 조직의 문화, 분위기도 많이 좌우하겠지요. 눈앞의 성과에 급급하여 실제 더 중요하고 가치있는 일을 하지 못하는 경우가 많습니다.
책에 보면 상사의 요청에는 특별한 우선순위를 할당해야한다고 나와있는데 이건 상사가 요청하는것이 다른 일을 하기 위한 근거자료인 경우가 많아서이겠지요.
여기서 고객센터와 같이 고객응답을 먼저 처리하는 일선조직에 대한 예가 있습니다. 이건 업무에 따라 가능하면 두면 좋을 듯한데 속한 조직에서 판단을 해야겠지요.
다양한 요구사항이 쏟아지고 이것을 앞에서 한번 걸러주는 작업을 해주면 업무효율은 많이 올라갈 수 있을 거라 생각하는데요.

9장. 스트레스 관리
업무 과중과 방향 상충
휴가
요가, 명상, 마사지
핵심정리

-> 스트레스도 잘 관리해야 하지요. 우선순위를 제시하는 여러 명의 상사가 있는 경우에는 어떻게든 상사와 대화하여 조정을 해야 할 겁니다. 항상 그런거는 아니지만 문제가 있더라도 다른 사람과 대화하면 조금이나마 풀리고 해결의 실마리를 찾을 수 있지요. 혼자서만 꿍하고 살지 맙시다.
휴식을 위해서도 준비가 필요하고 잘 쉬어야 일도 잘 할 수 있습니다. 그리고 자기가 없으면 여기 안 돌아가라는 생각은 버려야지요. 처음엔 힘들겠지만 또 어떻게든 다 돌아갑니다. 거꾸로 휴가기간이 있어야 그에 따라 다른 사람에 대한 업무인계계획도 세우고 문서화도 합니다.
담배는 피우지 않더라도 가끔 밖에 나가서 바람을 꼭 쐽시다. 점심먹고 바로 컴퓨터 앞에 앉지 말고 가까운 곳이라도 공기가 좀 그래도 산책한번 합시다.

10장. 이메일 관리
자신의 이메일 관리하기
프로세스 시작 생략하기
핵심정리

-> 이메일 관리 중요하지요. 하루하루 쌓이는 이메일들. 수신함을 최대한 비우도록 해야 합니다. 이메일 설정을 하고 제일 처음 할 일은 필터링을 꼭 하는 것이고 반드시 처리해야 할 부분이라면 할일 목록에 기록합니다. 참고할 자료라고 생각을 한다면 이메일로 남겨두지 말고 위키나 게시판 등에 옮겨버립시다. 여기서 소개하는건 필터링, 읽지 않고 삭제, 읽은 후 처리, 즉시 처리후 삭제입니다. 나중에 참고하면 되지라고 생각하고 막 쌓아놓는데 절박하게 필요한거 아니라면 잘 안 봅니다.
이메일도 새로운 메일을 가져오는 시간을 업무에 따라 좀 더 길게 조정합시다. 일하다가 계속 띵동띵동 그러면 업무흐름에 방해가 됩니다.
아니면 매 한시간 또는 두시간 마다 이메일 프로그램을 띄우는 방법도 있을 것입니다.
구글메일의 경우 스레드 형태로 메일을 구성하는데(답변메일을 함께 묶는) 이 부분은 메일정리에 아주 편리한 기능이라 생각이 됩니다.
imap을 쓰면 참 좋은데 왜 대부분의 회사에서는 pop3를 쓰나 답답한 부분이 있습니다. imap이 관리하기에는 더 어렵기는 하지만 메일이 집과 사무실 모두다 다르게 저장이 된다면 참 불편한 일입니다. 요즘에는 회사메일을 다른 imap 서버로 포워딩해서 거기에서 관리할까 이런 고민도 하고 있습니다.

11장. 시간낭비 요인 제거하기
시간낭비 요인이란?
시간낭비 요인의 유혹 뿌리치기
흔한 시간낭비 요인들
소모적인 회의
전략 vs 전술
핵심정리

-> 목격자가 있으면 가장 수월하게 유혹에 견딜수 있다는 내용이 있네요. 그런데 그렇다고 이게 너무 심해지면 감시가 되고 오히려 능률이 떨어지겠죠?
한번밖에 설치할 일이 없는 장비등은 배워봤다 본전도 못 건지니 해당 업체에 맡기는 것이 낫다는 내용이 나오는데 막상 눈앞의 비용지출만 생각해서 이렇게 잘 안되지요.
진짜 신규소프트웨어, 신규 장비 들어오고 그거 세팅하려면 매뉴얼대로 해도 안되는 경우 많습니다. 굳이 절실하게 필요한게 아니라면 잘 아는 업체에 맡기는 나은 경우가 많지요. 계속 알아야 하는 부분이라면 몰라도.
이 책에서는 회의를 상태회의, 업무회의로 나누고 있는데 책만 읽어서는 잘 구분이 되지 않더군요. 중요한건 항상 24시간 전에 이메일로 회의를 알리자는 것, 제목에 날짜와 시간을 완전히 표기.
시스템관리자를 위한 근본적인 시간관리 기법은 우수한 IT기반체제라고 말합니다. 업무프로세스 개선은 개인이 노력할 부분과 함께 시스템이나 구조적으로 받쳐주어야 하는 부분이 있습니다. 이슈트래킹 프로그램, 문서관리 시스템, pop을 imap으로 전환하기, 일정공유프로그램을 통하여 업무일정 공유하기 등.

12장. 문서화
일어난 일을 상세히 기록하자
위키 기술
핵심정리

-> 문서저장소는 고객용 저장소(다른 사람에게 제공), 내부 IT정보 저장소로 분류합니다. 문서화가 잘 되어 있으면 그 절차를 위임하기가 수월합니다. 이건 정말 중요한 부분이지요.
여기서 문서관리는 위키를 소개하고 있습니다. 그런데 아직까지 국내 사용자들 위키에 대한 거부감 많지요. 처음 사용하기가 무척 낯설기는 합니다.
시작부터 완벽한 문서를 제작해야 하는 부담 가질 필요 없습니다. ppt, doc 파일 형태로 몽땅 올려도 저는 좋다고 생각합니다.
그리고 문서화가 중요한건 다른 사람을 위한 것 말고도 자신을 위한 것입니다. 1시간전에 한 것도 까먹는 판인데요.

13장. 자동화
무엇을 자동화할 것인가?
자동화 방법
간단한 빈발성 작업
까다로운 일회성 작업
다른 사람들에게 작업 특권 부여하기
핵심정리

-> 자동화 누구나 다 중요하다고 생각하는 일이지요. 시스템 관리자들이 흔히 처리하는 유형을 4가지 유형으로 분류하여 그중 적합한 대상을 까다로운 일회성 작업과 단순한 빈발성 작업으로 두고 있습니다. 그외 소개하는 기술은 alias, make, bash, 엑셀의 매크로 기능, sudo 등 입니다. 관련된 책도 소개하고 있으니 한번 참고해보시길.
자동화가 중요한 부분인데 굳이 이러한 책에 저런 기술들을 그렇게 자세하게 소개할 필요가 있었나 그런 생각이 듭니다.
다른 이야기기는 한데 요즘 펄을 열심히 공부해볼까 생각중입니다.

맺음말. 새로 생긴 여가에는 무엇을 할까?
1주일에 40시간을 넘기지 말고 퇴근하자
자신에게 소중한 사람들과 더 많은 시간을 보내자
자녀들과 더 많은 시간을 보내자.
부모님과 그 밖의 소중한 이들에게 전화하자.

-> 책을 읽다보면 처세술(나쁜 의미는 아님)에도 능통한 사람인 듯 한데 마지막 부분을 읽으니 가난, 인종차별, 군국주의와 싸우는 것이 자신의 도리라고 생각을 하고 있더군요. 그러면서 비영리 단체 도와주기, 모교 교육위원회에 가입하기, 관공서에 입후보하기 등을 나열하면서 부당함에 맞서자고 합니다. 저자를 또 다르게 생각할 수 있었습니다. 때론 늦게까지 일을 하는 경우도 있지만 계속 그것이 반복된다면 그건 시스템에 문제가 있는 것이겠지요. 또 사람 사는게 일만 하면서 살 수 있는건 아니지요. 이 짧은 인생 즐겁게 사는것도 중요하지요. 때론 모든 것을 잊고 홍대에 가서 춤도 주고 음악도 듣고 대학로에 가서 연극에도 심취를 해봅시다!!!!

책 목차